Jedes Dokument in Sekunden gefunden.
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und E-Mails landen automatisch im digitalen Archiv, sicher abgelegt und mit Volltextsuche. Ich arbeite seit dem Jahr 2000 mit Dokumentenmanagement.
- Rechnung Heizöl, März 2024
EingangsrechnungenPDF - Lieferschein Heizöl, März 2024
LieferscheinePDF - Angebot Heizöl per E-Mail
E-Mail-ArchivE-Mail
Suchen kostet mehr Zeit als gedacht.
Das Büro ist voller Ordner, und keiner findet auf Anhieb, was er braucht.
Die wichtige Rechnung liegt in einem Postfach, das nur eine Kollegin kennt.
Der Steuerberater fragt nach Belegen, und die Suche dauert einen halben Tag.
Ihr Archiv, aufgeräumt und durchsuchbar.
ecoDMS ist ein bewährtes Dokumentenmanagement aus Deutschland. Ich richte es ein, binde Scanner, E-Mail und Ihre Programme an und zeige Ihrem Team, wie es geht.
Automatisch ablegen
Belege kommen per Scanner, E-Mail oder direkt aus der Software ins Archiv. Mit ecoMAILZ landen auch E-Mails sicher im Archiv.
Finden statt suchen
Volltextsuche über alle Dokumente, dazu Stichworte und Ordner. Was Sie suchen, ist in Sekunden da.
Revisionssicher archiviert
Dokumente werden unveränderbar archiviert, so wie es die GoBD für steuerlich relevante Unterlagen verlangt.
Zugriff für die Richtigen
Jeder sieht, was er sehen darf. Chef, Buchhaltung und Lager bekommen passende Rechte.
Kaufen oder mieten
Sie entscheiden, was besser passt: einmal kaufen oder als Mietmodell mit festen Monatskosten.
In die Sicherung eingebunden
Ihr Archiv wird in die Datensicherung eingebunden, damit Ihre Unterlagen auch im Ernstfall sicher sind.
Vom Papierstapel zum digitalen Archiv.
Bestandsaufnahme
Welche Dokumente kommen wo an, wer braucht was? Daraus entsteht eine einfache Ablagestruktur.
Einrichtung
Ich installiere ecoDMS, verbinde Scanner, Postfächer und Programme und lege die Regeln für die Ablage fest.
Start & Begleitung
Kurze Schulung, dann geht es los. In den ersten Wochen schaue ich mit Ihnen nach, ob alles rund läuft.
Gut zu wissen.
Müssen wir alle alten Ordner einscannen?
Nein. Meist starten wir mit allem Neuen und holen ältere Unterlagen nur dort nach, wo es sich lohnt. Das entscheiden wir gemeinsam.
Was passiert mit unseren Papierbelegen?
Ob Sie Papier nach dem Scannen aufbewahren müssen, hängt von der Belegart ab. Das klären Sie am besten kurz mit Ihrem Steuerberater. Das Archiv selbst richte ich so ein, dass es den Anforderungen entspricht.
Funktioniert das mit unserer Branchensoftware?
In vielen Fällen ja, zum Beispiel über Druck- oder Ordnerschnittstellen. Ich prüfe das vorher für Ihre Programme.
Sagen Sie mir, wo es klemmt.
Ein kurzer Anruf oder eine Mail reicht. Ich melde mich, und wir schauen gemeinsam, was Ihnen am meisten hilft.
Antwort in der Regel am selben Werktag.